Commerce

Le dirigeant et son équipe doivent souvent jongler entre la production, la gestion administrative, la relation client et… le développement commercial. Pourtant, une organisation commerciale structurée est l’un des leviers les plus puissants pour assurer la croissance et la pérennité d’une petite entreprise.

Pourquoi structurer la fonction commerciale dans une TPE ?

Beaucoup de TPE fonctionnent au coup par coup : on prospecte quand on a du temps, on suit les clients sans méthode claire et on ne formalise pas toujours les informations. Résultat : perte d’opportunités, difficultés à fidéliser et croissance ralentie.

Une organisation commerciale bien pensée permet de :

• Gagner en efficacité : chaque action est planifiée et suivie.
• Mieux connaître ses clients : leurs besoins, leurs habitudes, leur potentiel d’achat.
• Assurer un suivi rigoureux : aucune opportunité n’est oubliée.
• Renforcer la fidélisation : un client satisfait coûte beaucoup moins cher qu’un nouveau client à conquérir.

Les piliers d’une bonne organisation commerciale

1. Définir une stratégie claire

Avant d’agir, il faut savoir où l’on va :

• Quel est le client idéal (persona) ?
• Quelles sont les offres prioritaires à mettre en avant ?
• Quels canaux utiliser (prospection directe, réseaux sociaux, partenariats, salons, bouche-à-oreille) ?

2. Mettre en place un suivi structuré des prospects et clients

Un simple fichier Excel bien conçu ou, mieux encore, un petit CRM (logiciel de gestion client) permet de centraliser les informations : coordonnées, historique des échanges, relances à effectuer. Cela évite de perdre des opportunités par manque de suivi.

3. Planifier les actions commerciales

Il est essentiel de réserver des créneaux fixes chaque semaine pour la prospection, le suivi et la relance. Dans une TPE, l’urgence opérationnelle prend souvent le dessus, mais la régularité est la clé pour alimenter le pipeline commercial.

4. Standardiser certains outils

Préparer en amont :

• des modèles de devis et de propositions,
• des scripts ou trames d’appel,
• des emails types de relance,

permet de gagner du temps et d’assurer une cohérence dans la communication.

5. Mesurer et ajuster

Même dans une petite structure, il est important de suivre quelques indicateurs simples :

• nombre de nouveaux prospects contactés,
• taux de transformation devis → commandes,
• chiffre d’affaires récurrent,
• coût d’acquisition client.

Ces données permettent d’identifier ce qui fonctionne et d’améliorer progressivement la démarche.

💡 Astuce Vergnac Gestion et Web

Beaucoup de dirigeants de TPE perdent du temps à jongler entre différents outils (Excel, agendas papier, facturation manuelle). Nous vous recommandons de centraliser la gestion et le suivi commercial dans un seul espace numérique, accessible partout.

Concrètement :

Un outil unique permet de gérer les devis, les factures, le suivi des paiements et même les relances automatiques. 

Résultat :

Moins de stress, une meilleure visibilité sur la trésorerie, plus de temps disponible pour se consacrer à la relation client et au développement commercial.

Les bénéfices pour une TPE

En mettant en place une organisation commerciale, la TPE peut :

• sécuriser son chiffre d’affaires grâce à un flux constant d’opportunités,
• fidéliser ses clients et générer du bouche-à-oreille positif,
• se démarquer de la concurrence par une relation client plus personnalisée,
• dégager du temps au dirigeant pour se concentrer sur la stratégie et l’innovation.

Conclusion

L’organisation commerciale n’est pas réservée aux grandes entreprises. Ce travail, souvent perçu comme secondaire, est en réalité l’un des investissements les plus rentables pour assurer la croissance durable et sereine de l’entreprise. Vergnac, Gestion et Web vous accompagne pour la mise en place d'outils simples, de rituels efficaces et une stratégie claire.

Pourquoi anticiper les besoins est important

Ne pas anticiper peut entraîner :

• Ruptures de stock, frustrant les clients et faisant perdre des ventes.
• Surstockage, immobilisant de la trésorerie et augmentant les coûts de stockage.
• Décisions commerciales à court terme, moins efficaces et parfois coûteuses.

À l’inverse, une anticipation efficace permet :

• D’assurer une disponibilité constante des produits ou matériaux.
• D’optimiser les commandes et les coûts d’approvisionnement.
• De mieux gérer la trésorerie et les flux financiers.

2. Analyser les ventes passées

Pour prévoir les besoins, il est essentiel de suivre vos ventes historiques :

• Identifier les produits les plus vendus et les moins populaires.
• Déterminer les périodes de forte activité et les périodes creuses.
• Évaluer les délais moyens de réapprovisionnement.

Outils utiles :

• Tableaux de suivi Excel ou Google Sheets
• Logiciels de gestion commerciale et ERP
• Historique des commandes et factures

3. Prendre en compte la saisonnalité

Certaines activités sont fortement influencées par la saisonnalité :

• Commerce de détail : périodes de fêtes, soldes, rentrée scolaire.
• Artisanat : travaux saisonniers (jardinage, rénovation extérieure, chauffages).
• Services : activités événementielles ou touristiques selon la période de l’année.

Conseils :

Établir un calendrier annuel des pics et creux d’activité.

Ajuster vos commandes et stocks avant la période de forte demande.

Prévoir des quantités plus faibles pendant les périodes calmes pour éviter le surstockage.

4. Méthodes pour anticiper efficacement

a) Prévisions basées sur les données historiques

Calculer la moyenne des ventes mensuelles sur plusieurs années.

Identifier les variations saisonnières et ajuster les prévisions en conséquence.

b) Suivi des tendances et actualités

Observer les tendances du marché et des clients.

Prendre en compte les événements locaux ou changements réglementaires pouvant influencer la demande.

c) Mise en place d’un stock de sécurité

Maintenir un stock minimal pour absorber les variations imprévues.

Ajuster régulièrement ce stock en fonction de l’évolution des ventes.

5. Avantages pour la gestion commerciale et financière

Anticiper les besoins en fonction des ventes et de la saisonnalité permet de :

• Optimiser les commandes et les coûts d’achat.
• Améliorer la satisfaction client grâce à une disponibilité constante.
• Gérer la trésorerie plus sereinement en évitant immobilisation excessive ou rupture.
• Simplifier la gestion commerciale et faciliter les décisions stratégiques.

6. Conclusion

Pour une TPE, un artisan ou un commerçant, l’anticipation est un levier stratégique. En analysant les ventes passées et en tenant compte de la saisonnalité, chaque entrepreneur peut :

• adapter ses approvisionnements,
• sécuriser sa trésorerie,
• et répondre efficacement aux besoins de ses clients, tout en réduisant le gaspillage et les coûts.

💡 Astuce Vergnac Gestion et Web :

Nous accompagnons les TPE et artisans à La Roche-sur-Yon et ses alentours pour optimiser leur gestion commerciale, anticiper les besoins et sécuriser la croissance de leur entreprise.

Comment procéder pour analyser la compétitivité de son service ou son produit, par rapport à celle de la concurrence et détecter les « leaders » du moment ? 

Les concurrents

L’analyse de la concurrence démarre par la création d’une liste d’entreprises concurrentes et sa dissociation en trois parties distinctes :

-    Les concurrents directs qui souhaitent atteindre le même public que le vôtre en proposant un service ou un produit identique ;
-    Les concurrents indirects qui proposent un service ou un produit différent du vôtre, mais qui correspond aux mêmes besoins que le vôtre ;
-    Les concurrents tertiaires (ou de substitution) qui ne proposent pas le même service ou le même produit que le vôtre, mais qui atteignent le même public.

Faites « le client »

Visitez leur boutique (ou site web) en observant leur manière d’accueillir, la configuration de leur établissement, leurs tarifs, la fréquentation / clients, les zones les plus visitées, le taux de transformation.

S’il n’est pas question d’effectuer des visites quotidiennes, il est primordial d’aller à la rencontre de votre concurrent pour vous faire une idée précise de son offre, de ses pratiques et de la compétence de son personnel.

C’est un moyen efficace et rapide de découvrir vos concurrents : Que font-ils de bien ? Que font-ils de moins bien ? :

- Pour la vente de contact, personne ne vous reprochera d’être plus aimable ou d’offrir un meilleur conseil à une clientèle que vous connaissez bien. Chacune des faiblesses de votre voisin représente potentiellement un point fort pour vous. Sans chercher à systématiquement vous démarquer, vous avez tout à gagner à exploiter les lacunes les plus visibles de votre concurrent.

- Pour le e-commerce, utilisez les outils de recherche tels que le référencement naturel, le « search engine marketing » (SEM), effectuez une analyse des réseaux sociaux, etc… Analyser le contenu de leurs pages, leur politique de prix et/ou de promotion, leurs incentives et… comparez !

Enfin, un site agréable avec un minimum de rubriques et d’illustrations, une présentation d’entreprise, une fiche « contact », sans fautes d’orthographe, et comprenant des mentions légales, renforcera la satisfaction de vos clients et votre valeur ajoutée. 
Assurez-vous d’apporter ces informations sur votre propre site web, même si votre concurrent en a fait « juste suffisamment » !

Écoutez aussi vos clients communs, ils ont forcément un avis.

Observez le profil des employés de vos concurrents

Même s’il n’est pas chose aisée d’obtenir des informations sur le personnel d’une entreprise concurrente, les trouver vous apportera une aide précieuse afin connaître leur degré de qualification et donc, élaborer une meilleure stratégie de recrutement.
Référez-vous aux pages Linkedin des employés pour trouver les collaborateurs les plus influents : vous pourriez être informé du lancement d’un nouveau produit ou d’un « brainstorming » à venir.

Pour exemple :

Recruter soudainement de nouveaux profils d’ingénieurs est significatif de nouveaux produits en développement, tandis que l’embauche de commerciaux dans un nouveau pays est annonceur d’une prochaine attaque à ce marché.

Impliquer son équipe dans la veille concurrentielle

Organisez un groupe de discussion sous forme de réunion mensuelle en interne, où seront collectées diverses informations, et où tous vos collaborateurs seront invités à partager leurs informations sur tel ou tel concurrent.
Créez des fiches sur vos concurrents où toutes les informations seront mises à jour au fur et à mesure.

Les services financiers de vos concurrents

En France, les rapports financiers de toutes les entreprises sont disponibles sur les sites de l’INSEE, des différentes CCI, ou encore Société.com, Verif.com ou Infogreffe.com.

Après avoir collecté les informations nécessaires, il ne reste plus qu'à faire une comparaison et à analyser les différences (marges, salaires, chiffres d’affaires…)

Les médias sociaux des concurrents

Observez les parutions pour connaître, en temps réel, les promotions proposées, les contrats remportés et les partenariats.
Surveiller ce type de publications vous permet d’anticiper votre propre positionnement et vos actions futures, et constitue une méthode efficace pour déceler les points faibles de vos concurrents.

Si vous souhaitez analyser vos concurrents, n’hésitez pas à nous contacter pour une étude personnalisée !

Rédaction de cet article : Sylvette VERGNAC,