Delphine, co-gérante, fiabilise le suivi des commandes de cuisines

Quand la gestion des commandes à l’usine devient un vrai défi malgré un logiciel performant

Je dirige depuis huit ans, avec mon époux Christophe, un magasin de cuisines équipées.

Christophe s’occupe de la partie commerciale et encadre une équipe de six concepteurs qui réalisent, pour chaque client, des projets entièrement personnalisés.

De mon côté, je gère la passation des commandes à l’usine une fois le projet vendu, avec l’aide d’une assistante. Et dans notre métier, chaque projet est unique : plans sur mesure, dimensions précises, façades, poignées, coloris, finitions…

La moindre erreur peut avoir un effet domino sur les délais, la satisfaction client et toute l’organisation interne. « Une seule erreur sur une couleur ou une dimension, et tout le chantier peut être décalé. »

La pression du quotidien

Même avec un logiciel de conception performant, le suivi des commandes restait complexe au quotidien.

Il fallait gérer :

• les flux d’informations entre mon assistante, moi-même et l’usine,
• la validation de toutes les options et le contrôle minutieux des détails,
• la coordination avec les six concepteurs pour vérifier que les plans correspondaient exactement aux attentes du client,
• les absences ponctuelles qui ralentissaient les traitements,
• et le stress permanent lié aux délais.

« Même quand tout le monde faisait de son mieux, certaines journées étaient un vrai casse-tête. Les commandes s’accumulaient et je finissais souvent la soirée devant l’écran à tout vérifier. »

Un accompagnement pour sécuriser et fluidifier

Nous avons alors fait appel à Vergnac Gestion & Web pour sécuriser le suivi des commandes et assurer la continuité, notamment lors des absences de mon assistante.

Concrètement, l’accompagnement a permis de :

• exploiter pleinement les fonctionnalités du logiciel de conception,
• centraliser toutes les informations clients et commandes,
• vérifier systématiquement dimensions, couleurs et finitions avant l’envoi à l’usine,
• coordonner efficacement les échanges entre moi, mon assistante, l’équipe de concepteurs et l’usine.

L’objectif était clair : 👉 que chaque commande soit traitée sans stress ni erreur, même lorsque l’équipe est réduite ou débordée.

Les résultats concrets

En quelques semaines, les effets ont été immédiats :

• les commandes sont passées correctement, même en cas d’absence,
• les délais de fabrication et de livraison sont respectés,
• les clients sont rassurés et plus satisfaits,
• je peux me concentrer sur le suivi global et les projets à venir,
• l’équipe de concepteurs travaille plus sereinement, en toute confiance.

« Aujourd’hui, je sais que chaque commande sera correcte, même quand quelqu’un manque. Le stress diminue, les journées sont plus fluides… et je peux enfin souffler un peu. »

Conclusion

Chez Vergnac Gestion & Web, l’accompagnement va bien au-delà des outils. Grâce à une organisation claire et une coordination fluide entre commerciaux, concepteurs et gestionnaires de commandes, même un catalogue de cuisines aux multiples options devient simple et sécurisé à gérer.