NOS ACTUALITES

Comment procéder pour analyser la compétitivité de son service ou son produit, par rapport à celle de la concurrence et détecter les « leaders » du moment ? 

Les concurrents

L’analyse de la concurrence démarre par la création d’une liste d’entreprises concurrentes et sa dissociation en trois parties distinctes :

-    Les concurrents directs qui souhaitent atteindre le même public que le vôtre en proposant un service ou un produit identique ;
-    Les concurrents indirects qui proposent un service ou un produit différent du vôtre, mais qui correspond aux mêmes besoins que le vôtre ;
-    Les concurrents tertiaires (ou de substitution) qui ne proposent pas le même service ou le même produit que le vôtre, mais qui atteignent le même public.

Faites « le client »

Visitez leur boutique (ou site web) en observant leur manière d’accueillir, la configuration de leur établissement, leurs tarifs, la fréquentation / clients, les zones les plus visitées, le taux de transformation.

S’il n’est pas question d’effectuer des visites quotidiennes, il est primordial d’aller à la rencontre de votre concurrent pour vous faire une idée précise de son offre, de ses pratiques et de la compétence de son personnel.

C’est un moyen efficace et rapide de découvrir vos concurrents : Que font-ils de bien ? Que font-ils de moins bien ? :

- Pour la vente de contact, personne ne vous reprochera d’être plus aimable ou d’offrir un meilleur conseil à une clientèle que vous connaissez bien. Chacune des faiblesses de votre voisin représente potentiellement un point fort pour vous. Sans chercher à systématiquement vous démarquer, vous avez tout à gagner à exploiter les lacunes les plus visibles de votre concurrent.

- Pour le e-commerce, utilisez les outils de recherche tels que le référencement naturel, le « search engine marketing » (SEM), effectuez une analyse des réseaux sociaux, etc… Analyser le contenu de leurs pages, leur politique de prix et/ou de promotion, leurs incentives et… comparez !

Enfin, un site agréable avec un minimum de rubriques et d’illustrations, une présentation d’entreprise, une fiche « contact », sans fautes d’orthographe, et comprenant des mentions légales, renforcera la satisfaction de vos clients et votre valeur ajoutée. 
Assurez-vous d’apporter ces informations sur votre propre site web, même si votre concurrent en a fait « juste suffisamment » !

Écoutez aussi vos clients communs, ils ont forcément un avis.

Observez le profil des employés de vos concurrents

Même s’il n’est pas chose aisée d’obtenir des informations sur le personnel d’une entreprise concurrente, les trouver vous apportera une aide précieuse afin connaître leur degré de qualification et donc, élaborer une meilleure stratégie de recrutement.
Référez-vous aux pages Linkedin des employés pour trouver les collaborateurs les plus influents : vous pourriez être informé du lancement d’un nouveau produit ou d’un « brainstorming » à venir.

Pour exemple :

Recruter soudainement de nouveaux profils d’ingénieurs est significatif de nouveaux produits en développement, tandis que l’embauche de commerciaux dans un nouveau pays est annonceur d’une prochaine attaque à ce marché.

Impliquer son équipe dans la veille concurrentielle

Organisez un groupe de discussion sous forme de réunion mensuelle en interne, où seront collectées diverses informations, et où tous vos collaborateurs seront invités à partager leurs informations sur tel ou tel concurrent.
Créez des fiches sur vos concurrents où toutes les informations seront mises à jour au fur et à mesure.

Les services financiers de vos concurrents

En France, les rapports financiers de toutes les entreprises sont disponibles sur les sites de l’INSEE, des différentes CCI, ou encore Société.com, Verif.com ou Infogreffe.com.

Après avoir collecté les informations nécessaires, il ne reste plus qu'à faire une comparaison et à analyser les différences (marges, salaires, chiffres d’affaires…)

Les médias sociaux des concurrents

Observez les parutions pour connaître, en temps réel, les promotions proposées, les contrats remportés et les partenariats.
Surveiller ce type de publications vous permet d’anticiper votre propre positionnement et vos actions futures, et constitue une méthode efficace pour déceler les points faibles de vos concurrents.

Si vous souhaitez analyser vos concurrents, n’hésitez pas à nous contacter pour une étude personnalisée !

Rédaction de cet article : Sylvette VERGNAC,

Dans cet article, nous vous expliquons quelles sont les principales démarches à accomplir. 

Les démarches

La majorité de ces démarches ont la possibilité d’être réalisées avant, ou au plus tard au moment de l'embauche.

• Rédaction du contrat de travail

La rédaction d’un contrat de travail est obligatoire pour les CDD, les contrats à temps partiel, intermittents, temporaires, d’apprentissage, de professionnalisation, les contrats uniques d’insertion (CUI), les contrats conclus avec un groupement d’employeurs et les contrats en portage salarial, qu’ils soient à durée indéterminée ou déterminée.

• Réalisation de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE anciennement DUE)

La DPAE doit obligatoirement être établie et ce, quelle que soit la nature et la durée du contrat de travail. Cette formalité est obligatoire sauf pour les petites entreprises (TPE-PME) ou les associations et fondations employeurs qui peuvent utiliser les dispositifs simplifiés.

Pour exemple :

Le TESE qui est utilisé pour les embauches très simples et s'adresse aux entreprises :

- dont la convention collective nationale ne prévoit pas une cotisation obligatoire de prévoyance,

- qui embauchent du personnel non cadre,

- qui emploient des salariés dans des conditions de paie très simples (rémunération non forfaitaire, etc.).

• Information auprès de l'inspecteur du travail de l'embauche d'un premier salarié

Pour obtenir la liste des directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) :  https://dreets.gouv.fr/

• Affichage des horaires de l’entreprise (en appliquant la convention collective correspondante à vote activité, en addition des dispositions légales du code du travail)

- les heures de début et de fin de travail et la durée des repos,

- les coupures et temps de pause journaliers.

Cet affichage doit être effectué dans chacun des sites où l’horaire s’applique. Si des salariés travaillent à l’extérieur, l’affichage se fait dans l’établissement auquel ces salariés sont rattachés.

• Adhésion à une caisse de retraite (CNAV, CARSAT, MSA, AGIRC et ARRCO…)

Vous venez d'embaucher votre premier salarié et bientôt, vous établirez son premier bulletin de salaire. Pour cela, vous devez vous inscrire à la caisse de retraite auprès de laquelle votre entreprise doit adhérer. Ces informations sont indispensables pour renseigner correctement le bulletin de salaire de votre nouveau salarié.

• Mise en place d’un registre unique du personnel (obligatoire dès l’embauche d’un premier salarié)

Ce document, qui peut être tenu sous forme numérique, contient chronologiquement l’identité de chaque salarié, les dates d’entrée et de sortie, l’emploi, les qualifications et le type de contrat. 

• Visite d’information et de prévention (VIP)

Anciennement appelée « visite médicale d’embauche », elle est à prévoir dans un délai qui n'excède pas 3 mois à partir de la date d'embauche et avant l’embauche pour les personnes handicapées, les jeunes âgés de moins de 18 ans, les travailleurs exposés à des risques, les femmes enceintes et les personnes travaillant de nuit.

L'obligation de suivi médical s'applique à tout salarié ayant un contrat en CDI, CDD, Intérim ou d'apprentissage.

Report des visites médicales pendant la période d'urgence sanitaire :

Le médecin du travail peut reporter certaines visites médicales arrivant à échéance au plus tard le 30 septembre 2021. Les visites ainsi reportées devront se tenir avant le 30 septembre 2022.

• Etablissement des bulletins et paiement des salaires

Un logiciel spécialisé est souvent nécessaire pour réaliser les fiches de paie ainsi que les déclarations fiscales et sociales, dès l’embauche d’un premier salarié. 

• Etablissement des déclarations de charges sociales et paiement

Pour les employeurs, les charges se déclarent à l’aide de la DSN auprès de l’URSSAF.
Pour ceux qui relèvent du régime agricole, la déclaration s’effectue auprès de la mutualité sociale agricole, la MSA.

• Etablissement une fois par an de la déclaration annuelle des données sociales unifiée (DADSU)

Cette déclaration annuelle concerne les entreprises employant des populations hors périmètre DSN tels que, marins-pêcheurs, dockers…

• Affichage obligatoire

Toute entreprise qui embauche au moins salarié a l’obligation d’afficher certaines informations dans ses locaux, notamment :

- coordonnées de l’inspecteur du travail et du médecin du travail,

- document unique d’évaluation des risques professionnels,

- consignes liées à la sécurité et aux incendies,

- convention collective et des éventuels autres accords applicables,

- horaires collectifs de travail,

- jours et heures de repos collectifs en cas de travail le dimanche,

- périodes de prise de congés payés et l’ordre des départs,

- l’interdiction de fumer,

- liste des postes disponibles pour les priorités de réembauche,

- les textes de loi liés à l’égalité homme-femme, au harcèlement moral, au harcèlement sexuel, à la discrimination à l’embauche.

• La crise du coronavirus impose également de nouvelles informations à diffuser.

Parce que la gestion du personnel nécessite un suivi administratif conséquent, n’hésitez pas à sous- traiter en externalisant la gestion des ressources humaines !

Rédaction de cet article : Sylvette VERGNAC,

Office Manager indépendante à Nantes

Toujours en activité ou bien fermée et quelle que soit sa forme, une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans l'exercice de son activité pendant une durée minimale. 

Pour quelle raison conserver ces documents ?

• D’une part, pour assurer une gestion efficace au quotidien
• D’autre part, garanties dans le cadre d’un litige avec un fournisseur, un client ou un salarié, ces documents constituent des obligations, des droits et des attestations.
  

Découvrez les délais de conservation à respecter pour ne pas être exposé à une sanction.

Enfin, divers documents peuvent prendre une valeur historique : certaines entreprises ont un passé rempli d’événements marquants (c’est le cas, par exemple, des sociétés familiales). À partir des archives, il est possible de construire à nouveau cette histoire.

Quelles sont les sanctions en cas de non conservation ?

Dans certains cas, ne pas conserver les documents, notamment les documents fiscaux, peut vous valoir une amende de 10.000 euros (article 1734 du code général des impôts).

Chez Vergnac Gestion et web, nous vous aidons à établir un plan de gestion des archives de votre entreprise :

•    Plan de classification
•    Calendrier de conservation
•    Système de repérage des documents (recherche, gestion des documents, etc.)
•    Lieu de conservation des archives (physique ou numérique)

Aidez-moi à archiver mes documents

Rédaction de cet article : Sylvette VERGNAC,

Un justificatif officiel

La facture fonctionne comme un justificatif officiel attestant d’une livraison de biens ou de services. Elle identifie le créancier (entreprise) et le débiteur (client), le montant dû et à quelle date. Elle doit être établie en 2 exemplaires (dont l’original est pour le client).

Mais l’entreprise qui cède le bien ou le service doit y apposer certaines mentions obligatoires pour la rendre valable.

Ce justificatif est une pièce qui servira par la suite à prouver l’achat. Sans lui, il devient difficile de se faire rembourser la TVA ou justifier une charge déductible. Elle sert donc de document comptable, nécessaire pour établir les comptes du travailleur indépendant ou de l’entreprise.

Parce que les erreurs coûtent souvent cher, nous vous indiquons ci-après les mentions obligatoires que toute société doit inclure. 

Les mentions obligatoires sur une facture : l'identité du vendeur ou du prestataire de services

Vous devez faire figurer les mentions obligatoires suivantes sur votre facture pour permettre l'identification de votre société :

• Le nom de votre entreprise (dénomination sociale) / votre prénom et nom si vous êtes travailleur indépendant ou entrepreneur individuel
• Votre Adresse
• Votre Numéro de Siren ou Siret
• Votre Code NAF
• La forme juridique et capital social (pour les sociétés)
• Le numéro RCS et ville du greffe d’immatriculation (pour les commerçants)
• Le numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculation (pour les artisans)
• Le numéro d’identification à la TVA (seulement si vous êtes redevable de la TVA et pour les factures au-delà ou égal à 150€)

Les mentions obligatoires sur une facture : l'identité du client

Vous devez faire figurer les mentions obligatoires suivantes sur votre facture pour permettre l'identification de votre client :

• Le nom de l'entreprise
• Son adresse
• Dans le cas d'une vente à l'étranger, son numéro de TVA intracommunautaire

Les mentions obligatoires sur une facture : la description chiffrée

Ces mentions permettent de singulariser votre facture. Les mentions chiffrées obligatoires sont les suivantes :

• La date de l’émission de la facture
• La date de livraison de la marchandise/prestation ou la date de versement d'un premier acompte.
• La description précise du produit ou service
• Le prix HT
• Le taux de TVA applicable
• Le montant de la TVA applicable
• La réduction éventuelle accordée 
• La somme à payer HT et/ou TTC
• Le numéro de facture unique basé sur une séquence chronologique et continue (exemple : Facture F001, Facture F002, Facture F003…etc)

Les pénalités en cas de non-respect de ces obligations légales

« Une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au 1/4 de son montant (source : servicepublic.fr) »

Soyez vigilent également sur le calcul de la TVA. Si vous faites une erreur (TVA trop faible ou oubliée), la correction sera toujours à votre charge et les impôts vous réclameront alors les sommes dues lors d'un éventuel contrôle fiscal.

Toutes ces mentions vous permettront une véritable conformité et pourront justifier votre achat/vente auprès de l'administration. 

Pour éviter des frais dans le cadre d’un contrôle et produire des factures en règle, faites confiance à Main Office. Nous pourrons vous aider à vous construire un modèle valide pour être à la fois conforme aux règles, mais aussi juste dans votre comptabilité et votre trésorerie !

Contactez-nous !

Rédaction de cet article : Sylvette VERGNAC,

Office Manager indépendante à Nantes

Il n’est pas toujours aisé de calculer un taux de TVA, ou encore de déterminer les montants HT et TTC qui y sont liés, surtout si vous n’avez jamais pu apprivoiser les maths...

Pour vous aider à vous y retrouver, voici un rapide résumé des différents taux de tva et les méthodes à reproduire pour réaliser tous les calculs dont vous avez besoin : la taxe sur la valeur ajoutée n’aura plus de secrets pour vous !

Les différents taux de TVA

S’il existe une TVA à taux normal et des TVA à taux réduit, il faut aussi considérer que les taux ne sont pas toujours les mêmes en France métropolitaine que dans les DOM-TOM ou en Corse.

Voici ces différents taux de TVA en vigueur :

• Taux de droit commun

France continentale et Corse : 20% (et 10% sur les boissons alcoolisées à consommer sur place en Corse) ;

Le taux normal de la TVA est fixé à 20 % pour la majorité des ventes de biens et des prestations de services : il s'applique à tous les produits ou services pour lesquels aucun autre taux n'est expressément prévu.

Guadeloupe, Martinique, Réunion : 8,5% ;

Polynésie Française : 16%.

La TVA connaît également un certain nombre d’exceptions et de taux réduits dont les plus communs sont : 

• Taux intermédiaire : 10 %

Ce taux intermédiaire est notamment applicable aux produits agricoles non transformés, au bois de chauffage, aux travaux d'amélioration du logement qui ne bénéficient pas du taux de 5,5%, à certaines prestations de logement et de camping, aux foires et salons, jeux et manèges forains, aux droits d'entrée des musées, zoo, monuments, aux transports de voyageurs, au traitement des déchets, à la restauration.

• Taux réduit : 5,5 %

Ce taux réduit concerne l'essentiel des produits alimentaires, les produits de protection hygiénique féminine, équipements et services pour handicapés, livres sur tout support, abonnements gaz et électricité, fourniture de chaleur issue d’énergies renouvelables, fourniture de repas dans les cantines scolaires, billetterie de spectacle vivant et de cinéma, certaines importations et livraisons d'œuvres d'art, travaux d’amélioration de la qualité énergétique des logements, logements sociaux ou d'urgence, accession à la propriété.

• Taux particulier : 2,1 %

Ce taux particulier de 2,1 % est quant à lui réservé aux médicaments remboursables par la sécurité sociale, aux ventes d’animaux vivants de boucherie et de charcuterie à des non assujettis, à la redevance télévision, à certains spectacles et aux publications de presse inscrites à la Commission paritaire des publications et agences de presse.

Il est également appliqué dans les DOM-TOM pour tous les produits et services relevant en France continentale du taux réduit de 5,5 % ou du taux intermédiaire de 10 %.

(source : economie.gouv.fr)

Les méthodes de calculs

La Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) est calculée sur le prix de vente du produit/service concerné. En tant que professionnel, vous devez donc connaître le taux de TVA en vigueur pour votre activité et préciser sur votre facture :

• Le prix de vente Hors Taxes (HT)
• Le taux de TVA appliqué
• Le montant de TVA que cela représente
• Le prix de vente Toutes Taxes Comprises (TTC)

• Comment calculer le montant de la TVA à partir du HT ?

Pour trouver le montant de la TVA à partir d’un prix HT, multipliez ce dernier par le coefficient adéquat.

Exemple :

• Comment calculer le prix HT à partir du montant de la TVA ?

Pour calculer un prix HT à l’aide de la TVA, divisez le montant de la TVA par le coefficient correspondant à son taux.

Exemple :

• Comment calculer le montant de la TVA à partir du TTC ?

Pour calculer la TVA depuis un montant TTC, il faut d'abord déterminer son montant HT, puis multiplier ce montant par l’un des coefficients concernés.

Exemple :

• Comment calculer un montant TTC à partir du HT ?

Pour trouver un montant TTC à partir d'un prix HT, une simple multiplication suffit.

Exemple :

• Comment calculer un montant HT à partir du TTC ?

Pour trouver un montant HT, une simple division suffit.

Nous pouvons vous apporter un véritable support pour toutes vos déclarations de TVA : Contactez-nous !

Rédaction de cet article : Sylvette VERGNAC,