ARTICLES / CONSEILS

Quelques étapes pour gérer son temps de travail

La gestion du temps de travail permet de planifier différentes tâches et d’établir des niveaux de priorité. Elle agit également sur la santé et la performance des collaborateurs. 

1 - Apprendre à déléguer

Structurez votre activité et son fonctionnement, vous pourrez à ce moment-là déterminer ce qui peut être délégué.

Nous éprouvons souvent une difficulté à travailler en équipe et, comme il nous est impossible de tout faire, il est important de savoir transmettre des dossiers à ses collaborateurs ou à une entreprise extérieure, afin de libérer plus de temps à d’autres activités, tout en maintenant un certain niveau de contrôle.

Notez les tâches que vous effectuez, évaluez ce qui vous apporte ou vous enlève de l'énergie et demandez-vous ce que vous feriez si vous employiez plutôt votre temps sur tel ou autre sujet. Vous aurez en cela un premier aperçu des tâches qu'il serait envisageable de déléguer.

Les tâches qui entrent dans le cadre de la délégation sont les suivantes :

• Les tâches administratives, fastidieuses, chronophages
• Les tâches répétitives qui sont simples et concessibles
• Les tâches pour lesquelles quelqu'un d'autre a les mêmes compétences que vous, voire supérieures aux vôtres

2 - S’organiser et anticiper

Réussir à optimiser la gestion du temps n’est pas toujours aisé pour une entreprise.
L’importance de planifier chaque projet nous permet d’appréhender les imprévus qui interviennent régulièrement.

En gestion du temps, l’évaluation de la durée de toutes les activités est primordiale pour pouvoir les planifier. Organisez votre calendrier en laissant une marge pour les tâches inattendues qui gêneront du stress de par la pression qu’elles génèrent.

Prévoyez et priorisez en fonction de l’importance et de l’urgence, même si cela vous prend un peu de temps en amont. Anticiper en connaissant déjà ce que l’on doit faire sur un ou plusieurs jours donne du sens à son action.

3 - La procrastination

Ne remettez pas au lendemain ce que vous pouvez faire le jour même… Nous remettons souvent à plus tard des échéances importantes. 

Pour éviter de passer à l’action dans un domaine en particulier, nous allons développer des stratégies de fuite ou d’évitement, dans l’objectif de nous maintenir dans une certaine passivité. Alors, nous nous laissons submerger et nous pouvons commencer à nous inquiéter quand précisément les conséquences de notre procrastination deviennent pénalisantes, pour soi… ou pour les autres.

Etablir un ordre des priorités vous évitera les pertes de temps inutiles en repoussant les tâches qui ne sont pas prioritaires.

Apprenez également à gérer votre capacité de concentration dans la durée, en alternant activité et pause, élément indispensable pour renouveler cette concentration.
De temps en temps, autorisez-vous à éteindre votre ordinateur… et à remettre à plus tard !

4 - Etablir ses priorités

Et si l’une des raisons de la procrastination était le manque de ligne directrice et de visibilité ?

Commencez toujours votre journée par les priorités. Classez-les en plusieurs niveaux : ce qui est urgent, ce qui est important et le reste, et évitez les priorités concurrentes :

1. Les tâches urgentes qui doivent être traitées immédiatement ;
2. Les tâches qui sont importantes, mais un niveau en dessous des premières ;
3. Les tâches intéressantes à faire, mais qui n'ont aucune conséquence ;
4. Les tâches à supprimer : ce sont celles qui n'apportent aucune valeur ajoutée et n'ont pas de réelle importance.

Ce mode d’organisation vous permettra d’obtenir une meilleure visibilité, de réduire votre stress et de vous organiser correctement dans la journée ou dans la semaine.

Gardez les tâches que vous avez l’habitude de réaliser plutôt pour les fins de journée. N’oubliez pas qu’en l’absence de délégation, vous serez également contraint(e) de gérer les autres tâches plus tard, voire dans l’urgence… 
Etablir un ordre des priorités vous évitera les pertes de temps inutiles en repoussant les tâches qui ne sont pas prioritaires.

Faites le point régulièrement sur l'avancée de vos projets afin d'ajuster votre plan d'action.

N’oubliez pas qu’être organisé dans son travail est un gage de gain de temps et d'efficacité, et qu’un esprit organisé est un esprit plus serein !

Nous sommes à votre disposition pour vous alléger de toutes vos tâches chronophages et vous faire ainsi gagner en productivité !

Rédaction de cet article : Sylvette VERGNAC,

Aujourd’hui, les TPE, PME, artisans et indépendants ont tout à gagner à intégrer des pratiques responsables dans leur fonctionnement quotidien.

Qu’est-ce que la RSE ?

La Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) regroupe l’ensemble des actions mises en place par une entreprise pour respecter les principes du développement durable, dans trois domaines clés :

• Environnement : gestion des déchets, réduction de la consommation énergétique, choix de fournisseurs locaux ou écoresponsables…
• Social : conditions de travail, bien-être des salariés, inclusion, formation…
• Gouvernance : transparence, éthique, équité, relations avec les parties prenantes…

Il ne s’agit pas seulement de répondre à des obligations, mais de mettre en cohérence vos valeurs avec vos pratiques.

Pourquoi intégrer une démarche RSE dans une petite entreprise ?

Même à petite échelle, une démarche RSE a de réels bénéfices :

• Renforcer l’image de marque de l’entreprise auprès de ses clients, partenaires et collaborateurs
• Répondre à des appels d’offres publics ou privés intégrant des critères RSE
• Gagner en organisation, en clarifiant vos processus internes
• Motiver vos équipes en donnant du sens au travail
• Anticiper les évolutions réglementaires et les attentes sociétales

La RSE est aussi un moyen de se distinguer sur un marché concurrentiel et de construire une relation de confiance durable avec vos clients.

Comment mettre en place une démarche RSE ?

Pas besoin d’un service dédié ou d’une expertise pointue pour démarrer. Voici quelques premiers pas simples :

• Identifier ce que vous faites déjà (ex. : recyclage, partenariats locaux, flexibilité pour les salariés)
• Choisir quelques actions prioritaires et mesurables
• Structurer vos données (RH, déchets, consommation, achats…) pour pouvoir les suivre
• Communiquer de manière transparente, sans greenwashing
• L’important est de commencer petit mais de manière structurée. Vous pourrez ensuite étoffer votre démarche dans le temps.

Vergnac, Gestion & Web vous accompagne

Nous vous aidons à :

• Collecter et organiser vos données RSE
• Mettre en forme vos engagements pour vos clients ou appels d’offres
• Mettre en place des outils de suivi simples et adaptés à votre taille
• Valoriser vos actions à travers des supports de communication
• Nous intervenons à La Roche-sur-Yon et dans un rayon de 30 km**, ou à distance selon vos besoins.

En résumé

La RSE est un levier de performance, de différenciation et de cohérence. Elle ne concerne pas uniquement les grandes entreprises : chaque structure peut agir à son échelle.
Avec un accompagnement adapté, vous gagnez du temps, de la clarté et de la crédibilité.

Envie de structurer votre démarche RSE ? Contactez-nous pour en discuter !

Nos clients nous demandent souvent le coût réel d’un salarié. Celui-ci ne correspond pas uniquement au salaire brut qui se trouve dans la partie supérieure du bulletin de paie.

Salaire brut ou salaire net ?

En termes de rémunération, l’employeur parle le plus souvent de salaire brut.

C’est ce même salaire qui est mentionné dans les conventions collectives : il est souvent fait référence à un indice, une position, une catégorie, un coefficient, un salaire minimum…

Exemple :

En référence à la convention collective du bâtiment -ouvriers - IDCC 1597, le salaire brut d’un Chef d’Equipe, position 2, coefficient 230, ne peut être inférieur à 2170 euros.

Le SMIC correspond également à un salaire brut. Il est fixé à l’heure.

Le salaire brut est composé du salaire de base, mais également des primes, des congés payés, etc… :

Pour un salaire de base de 2500 euros + une prime mensuelle de 350 euros, le salaire brut est de 2850 euros (2500 + 350).

De ce salaire brut, il faut déduire les cotisations sociales pour arriver au salaire net. Ces cotisations sociales, à ne pas confondre avec les cotisations patronales, s’appellent cotisations salariales. Elles représentent la part des cotisations due par le salarié et prélevée par l'employeur sur le salaire pour être ensuite versée aux organismes chargés du recouvrement (URSSAF).

Elles sont calculées en fonction d’un pourcentage sur le salaire brut. En revanche, elles ne sont pas toutes proportionnelles : pour certaines cotisations en effet, la base de calcul est plafonnée.

Il existe ainsi plusieurs tranches de calcul : la tranche A qui se limite au plafond de la sécurité sociale, la tranche B, la tranche C….

Par ailleurs en fonction du statut du salarié (cadre ou non cadre : certaines cotisations sociales vont se rajouter).

Au salaire net pourront s’ajouter certaines indemnités qui ne rentrent pas dans le salaire brut et ne sont donc pas soumises à cotisations sociales : il s’agit dans la plupart du temps, de remboursements de frais engagés par le salarié.

Les charges sociales et les charges patronales

De son côté l’employeur doit également s’acquitter de cotisations sociales sur les salaires versés à ses collaborateurs : il s’agit des charges patronales.

Comme pour les charges salariales, les charges patronales sont calculées en pourcentage avec, également, des tranches qui sont fonction du salaire brut du salarié.

Pour résumer, le coût d’un salarié va se composer : 

• du salaire net payé au salarié,
• des charges qui ont été retenues,
• des charges patronales.

Exemple :

• Un employé perçoit un salaire brut de 3 000 euros.
• Les charges salariales représentent environ 28% : 840 euros.
• Les charges patronales quant à elles, représentes environ 36% : 1 080 euros.
• Le salarié percevra donc en net : 3 000-840 = 2 160 euros.
• L’entreprise devra verser aux organismes sociaux : 1 920 euros.
• Le coût total du salarié pour l’entreprise sera de : 2160 + 840+1080 = 4080 euros.

Le site de l’URSSAF met à votre disposition trois simulateurs pour vous aider à la gestion de votre entreprise et calculer les revenus en fonction de votre statut de salarié ou de votre activité (indépendant libéral, auto-entrepreneur…) : Simulateur

Les cotisations salariales sont les suivantes :

• Assurance maladie, maternité, décès, invalidité,
• Assurance vieillesse (retraite du régime général),
• CSG (Contribution Sociale Généralisée),
• CRDS (Contribution au Remboursement de la Dette Sociale),
• Assurance chômage pour tous les salariés de moins de 65 ans (une contribution spécifique de solidarité s’applique aux salariés de 65 ans ou plus),
• APEC (Agence pour l'Emploi des Cadres),
• Cotisation Agirc-Arcco,
• Contribution d'équilibre général (CEG), qui remplace les cotisations AGFF et GMP depuis le 1er janvier 2019,
• Contribution d'équilibre technique (CET).

Les charges patronales sont les suivantes :

• les cotisations maladie, maternité, invalidité, décès et assurance vieillesse,
• les cotisations d’assurance-chômage,
• les cotisations de retraite complémentaire,
• les cotisations APEC pour les cadres,
• les cotisations d’allocations familiales,
• les cotisations d’accident du travail,
• la contribution solidarité autonomie,
• la contribution au dialogue social,
• la contribution au fonds national d’aide au logement,
• la cotisation assurance garantie des salaires,
• le versement mobilité,
• le forfait social,
• la taxe d’apprentissage,
• la taxe sur les salaires,
• la contribution à la formation professionnelle.

Voici quelques éléments de la nouvelle version du protocole sanitaire en entreprise, qui devrait être communiquée ce lundi 29 novembre par le ministère du travail.

La restauration collective :

Les salariés devront se préparer à des mesures de distanciation renforcées à la cantine de leur entreprise.

Le protocole prône le retour à la règle de distanciation de deux mètres entre chaque convive, lorsque le masque n’est pas porté.

« En l'absence de pass sanitaire dans ces lieux, et dans le contexte de reprise de l'épidémie, nous envisageons d'en revenir à une règle de deux mètres entre chaque personne à table, dès lors que le masque n'est pas porté », indique le ministère du travail.

C’est une restriction qui a déjà été appliquée en mars dernier, avant d’être levée le 9 juin 2021.

Les moments de convivialité

Si nous sommes en grande majorité en recherche de convivialité et qu’il est coutume de célébrer les fêtes de fin d’année sous forme de petits évènements en interne, le protocole sanitaire, soumis aux partenaires sociaux jeudi 25 novembre, stipule que les moments de convivialité (pots de fin d’année, de départ, apéritifs...), particulièrement d’actualité, ne sont "plus recommandés".

Il est mentionné que si ces instants de partages sont tout de même organisés, "en tout état de cause, ils doivent l'être dans le strict respect des gestes barrières, notamment le port du masque, les mesures d’aération-ventilation et les règles de distanciation de deux mètres quand le masque est retiré ».

Les mesures de ventilations

Une ventilation d’au moins 5 minutes devra être réalisée toutes les heures de façon naturelle ou, à défaut, grâce à une ventilation mécanique.

« Quand les préconisations d'aération naturelle ne peuvent être respectées », il est « recommandé des mesures du dioxyde de carbone (gaz carbonique - CO2) dans l'air, à des endroits significatifs de la fréquentation et à des périodes de forte fréquentation, en particulier ».

Lors de ces prises de mesures :

• à 800 ppm, il faudra renouveler l'air et/ou faire sortir des personnes ;
• au-delà de 1000 ppm, l'évacuation du local devra être proposée le temps d'une aération suffisante pour retrouver des niveaux de CO2 inférieurs à 800 ppm

 « La mesure du CO2 dans l'air doit être effectuée à des endroits significatifs de la fréquentation et à des périodes de réelle fréquentation », stipule le protocole.

Dialogue social de proximité

Etalement des horaires, mesures sanitaires renforcées pour les salariés les plus vulnérables, flux de circulation, télétravail, etc, sont d’autant de mesures sanitaires en entreprise, qui seront éventuellement à réorganiser lors d’échanges dans le cadre du dialogue social de proximité :

Flux de circulation

L'employeur peut fixer une "jauge" définissant le nombre de personnes pouvant être présentes en même temps dans un même espace afin de permettre le respect des règles de distanciation physique.

Télétravail

La ministre, Élisabeth Borne, invite les employeurs « à faciliter son déploiement, en tenant compte des enjeux d'organisation du travail, des risques liés à l'isolement des salariés, ou encore de la difficulté à respecter les gestes barrières ».

Le nombre de jours de télétravail n’est plus imposé depuis le mois de septembre 2021 : « Les employeurs fixent, dans le cadre du dialogue social de proximité, les modalités de recours » au télétravail.

Bon à savoir :

Les contrôles en entreprise vont s'intensifier…

*Sources : Protocole national en entreprise transmis aux partenaires sociaux jeudi 25 novembre 2021.

Rédaction de cet article : Sylvette Vergnac,

Office Manager indépendante à Nantes

Comment procéder pour analyser la compétitivité de son service ou son produit, par rapport à celle de la concurrence et détecter les « leaders » du moment ? 

Les concurrents

L’analyse de la concurrence démarre par la création d’une liste d’entreprises concurrentes et sa dissociation en trois parties distinctes :

-    Les concurrents directs qui souhaitent atteindre le même public que le vôtre en proposant un service ou un produit identique ;
-    Les concurrents indirects qui proposent un service ou un produit différent du vôtre, mais qui correspond aux mêmes besoins que le vôtre ;
-    Les concurrents tertiaires (ou de substitution) qui ne proposent pas le même service ou le même produit que le vôtre, mais qui atteignent le même public.

Faites « le client »

Visitez leur boutique (ou site web) en observant leur manière d’accueillir, la configuration de leur établissement, leurs tarifs, la fréquentation / clients, les zones les plus visitées, le taux de transformation.

S’il n’est pas question d’effectuer des visites quotidiennes, il est primordial d’aller à la rencontre de votre concurrent pour vous faire une idée précise de son offre, de ses pratiques et de la compétence de son personnel.

C’est un moyen efficace et rapide de découvrir vos concurrents : Que font-ils de bien ? Que font-ils de moins bien ? :

- Pour la vente de contact, personne ne vous reprochera d’être plus aimable ou d’offrir un meilleur conseil à une clientèle que vous connaissez bien. Chacune des faiblesses de votre voisin représente potentiellement un point fort pour vous. Sans chercher à systématiquement vous démarquer, vous avez tout à gagner à exploiter les lacunes les plus visibles de votre concurrent.

- Pour le e-commerce, utilisez les outils de recherche tels que le référencement naturel, le « search engine marketing » (SEM), effectuez une analyse des réseaux sociaux, etc… Analyser le contenu de leurs pages, leur politique de prix et/ou de promotion, leurs incentives et… comparez !

Enfin, un site agréable avec un minimum de rubriques et d’illustrations, une présentation d’entreprise, une fiche « contact », sans fautes d’orthographe, et comprenant des mentions légales, renforcera la satisfaction de vos clients et votre valeur ajoutée. 
Assurez-vous d’apporter ces informations sur votre propre site web, même si votre concurrent en a fait « juste suffisamment » !

Écoutez aussi vos clients communs, ils ont forcément un avis.

Observez le profil des employés de vos concurrents

Même s’il n’est pas chose aisée d’obtenir des informations sur le personnel d’une entreprise concurrente, les trouver vous apportera une aide précieuse afin connaître leur degré de qualification et donc, élaborer une meilleure stratégie de recrutement.
Référez-vous aux pages Linkedin des employés pour trouver les collaborateurs les plus influents : vous pourriez être informé du lancement d’un nouveau produit ou d’un « brainstorming » à venir.

Pour exemple :

Recruter soudainement de nouveaux profils d’ingénieurs est significatif de nouveaux produits en développement, tandis que l’embauche de commerciaux dans un nouveau pays est annonceur d’une prochaine attaque à ce marché.

Impliquer son équipe dans la veille concurrentielle

Organisez un groupe de discussion sous forme de réunion mensuelle en interne, où seront collectées diverses informations, et où tous vos collaborateurs seront invités à partager leurs informations sur tel ou tel concurrent.
Créez des fiches sur vos concurrents où toutes les informations seront mises à jour au fur et à mesure.

Les services financiers de vos concurrents

En France, les rapports financiers de toutes les entreprises sont disponibles sur les sites de l’INSEE, des différentes CCI, ou encore Société.com, Verif.com ou Infogreffe.com.

Après avoir collecté les informations nécessaires, il ne reste plus qu'à faire une comparaison et à analyser les différences (marges, salaires, chiffres d’affaires…)

Les médias sociaux des concurrents

Observez les parutions pour connaître, en temps réel, les promotions proposées, les contrats remportés et les partenariats.
Surveiller ce type de publications vous permet d’anticiper votre propre positionnement et vos actions futures, et constitue une méthode efficace pour déceler les points faibles de vos concurrents.

Si vous souhaitez analyser vos concurrents, n’hésitez pas à nous contacter pour une étude personnalisée !

Rédaction de cet article : Sylvette VERGNAC,

Dans cet article, nous vous expliquons quelles sont les principales démarches à accomplir. 

Les démarches

La majorité de ces démarches ont la possibilité d’être réalisées avant, ou au plus tard au moment de l'embauche.

• Rédaction du contrat de travail

La rédaction d’un contrat de travail est obligatoire pour les CDD, les contrats à temps partiel, intermittents, temporaires, d’apprentissage, de professionnalisation, les contrats uniques d’insertion (CUI), les contrats conclus avec un groupement d’employeurs et les contrats en portage salarial, qu’ils soient à durée indéterminée ou déterminée.

• Réalisation de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE anciennement DUE)

La DPAE doit obligatoirement être établie et ce, quelle que soit la nature et la durée du contrat de travail. Cette formalité est obligatoire sauf pour les petites entreprises (TPE-PME) ou les associations et fondations employeurs qui peuvent utiliser les dispositifs simplifiés.

Pour exemple :

Le TESE qui est utilisé pour les embauches très simples et s'adresse aux entreprises :

- dont la convention collective nationale ne prévoit pas une cotisation obligatoire de prévoyance,

- qui embauchent du personnel non cadre,

- qui emploient des salariés dans des conditions de paie très simples (rémunération non forfaitaire, etc.).

• Information auprès de l'inspecteur du travail de l'embauche d'un premier salarié

Pour obtenir la liste des directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) :  https://dreets.gouv.fr/

• Affichage des horaires de l’entreprise (en appliquant la convention collective correspondante à vote activité, en addition des dispositions légales du code du travail)

- les heures de début et de fin de travail et la durée des repos,

- les coupures et temps de pause journaliers.

Cet affichage doit être effectué dans chacun des sites où l’horaire s’applique. Si des salariés travaillent à l’extérieur, l’affichage se fait dans l’établissement auquel ces salariés sont rattachés.

• Adhésion à une caisse de retraite (CNAV, CARSAT, MSA, AGIRC et ARRCO…)

Vous venez d'embaucher votre premier salarié et bientôt, vous établirez son premier bulletin de salaire. Pour cela, vous devez vous inscrire à la caisse de retraite auprès de laquelle votre entreprise doit adhérer. Ces informations sont indispensables pour renseigner correctement le bulletin de salaire de votre nouveau salarié.

• Mise en place d’un registre unique du personnel (obligatoire dès l’embauche d’un premier salarié)

Ce document, qui peut être tenu sous forme numérique, contient chronologiquement l’identité de chaque salarié, les dates d’entrée et de sortie, l’emploi, les qualifications et le type de contrat. 

• Visite d’information et de prévention (VIP)

Anciennement appelée « visite médicale d’embauche », elle est à prévoir dans un délai qui n'excède pas 3 mois à partir de la date d'embauche et avant l’embauche pour les personnes handicapées, les jeunes âgés de moins de 18 ans, les travailleurs exposés à des risques, les femmes enceintes et les personnes travaillant de nuit.

L'obligation de suivi médical s'applique à tout salarié ayant un contrat en CDI, CDD, Intérim ou d'apprentissage.

Report des visites médicales pendant la période d'urgence sanitaire :

Le médecin du travail peut reporter certaines visites médicales arrivant à échéance au plus tard le 30 septembre 2021. Les visites ainsi reportées devront se tenir avant le 30 septembre 2022.

• Etablissement des bulletins et paiement des salaires

Un logiciel spécialisé est souvent nécessaire pour réaliser les fiches de paie ainsi que les déclarations fiscales et sociales, dès l’embauche d’un premier salarié. 

• Etablissement des déclarations de charges sociales et paiement

Pour les employeurs, les charges se déclarent à l’aide de la DSN auprès de l’URSSAF.
Pour ceux qui relèvent du régime agricole, la déclaration s’effectue auprès de la mutualité sociale agricole, la MSA.

• Etablissement une fois par an de la déclaration annuelle des données sociales unifiée (DADSU)

Cette déclaration annuelle concerne les entreprises employant des populations hors périmètre DSN tels que, marins-pêcheurs, dockers…

• Affichage obligatoire

Toute entreprise qui embauche au moins salarié a l’obligation d’afficher certaines informations dans ses locaux, notamment :

- coordonnées de l’inspecteur du travail et du médecin du travail,

- document unique d’évaluation des risques professionnels,

- consignes liées à la sécurité et aux incendies,

- convention collective et des éventuels autres accords applicables,

- horaires collectifs de travail,

- jours et heures de repos collectifs en cas de travail le dimanche,

- périodes de prise de congés payés et l’ordre des départs,

- l’interdiction de fumer,

- liste des postes disponibles pour les priorités de réembauche,

- les textes de loi liés à l’égalité homme-femme, au harcèlement moral, au harcèlement sexuel, à la discrimination à l’embauche.

• La crise du coronavirus impose également de nouvelles informations à diffuser.

Parce que la gestion du personnel nécessite un suivi administratif conséquent, n’hésitez pas à sous- traiter en externalisant la gestion des ressources humaines !

Rédaction de cet article : Sylvette VERGNAC,

Office Manager indépendante à Nantes