ARTICLES / CONSEILS

Toujours en activité ou bien fermée et quelle que soit sa forme, une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans l'exercice de son activité pendant une durée minimale. 

 

Pour quelle raison conserver ces documents ?

 

• D’une part, pour assurer une gestion efficace au quotidien
• D’autre part, garanties dans le cadre d’un litige avec un fournisseur, un client ou un salarié, ces documents constituent des obligations, des droits et des attestations.
  

 

Découvrez les délais de conservation à respecter pour ne pas être exposé à une sanction.

 

Documents concernés	Durée minimale de conservation
Les documents liés aux Ressources Humaines
Contrats d’embauche, bulletins de salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, registre du personnel (à compter du départ du salarié), accidents du travail et inspections, régimes de retraite	5 ans
Les documents sociaux de l'entreprise
Les comptes annuels (bilans, comptes de résultats, annexes…)	10 ans
Les statuts de la société (Kbis…)	5 ans à compter de la radiation
Les pouvoirs, rapports du conseil d’administration ou du gérant, convocations et feuilles de présence	3 ans
Les documents fiscaux
Impôt sur le revenu, impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), la cotisation foncières des entreprises (CFE), la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), les impôts directs locaux...	6 ans
Les pièces justificatives de TVA , les documents concernant les taxes, les impôts et les droits.	6 ans
Les documents et pièces comptables
Les livres, pièces justificatives et registres	10 ans
Les documents civils et commerciaux
Les contrats, documents bancaires et ceux établis dans le cadre de transport de marchandises	5 ans
Les déclarations de douanes	3 ans
Factures clients, fournisseurs, contrats conclus par voie électronique, bons de commande, bons de livraison	10 ans

 

Enfin, divers documents peuvent prendre une valeur historique : certaines entreprises ont un passé rempli d’événements marquants (c’est le cas, par exemple, des sociétés familiales). À partir des archives, il est possible de construire à nouveau cette histoire.

Quelles sont les sanctions en cas de non conservation ?

Dans certains cas, ne pas conserver les documents, notamment les documents fiscaux, peut vous valoir une amende de 10.000 euros (article 1734 du code général des impôts).

Chez Vergnac Gestion et web, nous vous aidons à établir un plan de gestion des archives de votre entreprise :

•    Plan de classification
•    Calendrier de conservation
•    Système de repérage des documents (recherche, gestion des documents, etc.)
•    Lieu de conservation des archives (physique ou numérique)

 

Aidez-moi à archiver mes documents

 

Rédaction de cet article : Sylvette VERGNAC,

Articles / Conseils

Un justificatif officiel

La facture fonctionne comme un justificatif officiel attestant d’une livraison de biens ou de services. Elle identifie le créancier (entreprise) et le débiteur (client), le montant dû et à quelle date. Elle doit être établie en 2 exemplaires (dont l’original est pour le client).

Mais l’entreprise qui cède le bien ou le service doit y apposer certaines mentions obligatoires pour la rendre valable.

Ce justificatif est une pièce qui servira par la suite à prouver l’achat. Sans lui, il devient difficile de se faire rembourser la TVA ou justifier une charge déductible. Elle sert donc de document comptable, nécessaire pour établir les comptes du travailleur indépendant ou de l’entreprise.

Parce que les erreurs coûtent souvent cher, nous vous indiquons ci-après les mentions obligatoires que toute société doit inclure. 

 

Les mentions obligatoires sur une facture : l'identité du vendeur ou du prestataire de services

Vous devez faire figurer les mentions obligatoires suivantes sur votre facture pour permettre l'identification de votre société :

 

• Le nom de votre entreprise (dénomination sociale) / votre prénom et nom si vous êtes travailleur indépendant ou entrepreneur individuel
• Votre Adresse
• Votre Numéro de Siren ou Siret
• Votre Code NAF
• La forme juridique et capital social (pour les sociétés)
• Le numéro RCS et ville du greffe d’immatriculation (pour les commerçants)
• Le numéro au répertoire des métiers et département d’immatriculation (pour les artisans)
• Le numéro d’identification à la TVA (seulement si vous êtes redevable de la TVA et pour les factures au-delà ou égal à 150€)

 

 

 

 

Les mentions obligatoires sur une facture : l'identité du client

Vous devez faire figurer les mentions obligatoires suivantes sur votre facture pour permettre l'identification de votre client :

 

• Le nom de l'entreprise
• Son adresse
• Dans le cas d'une vente à l'étranger, son numéro de TVA intracommunautaire

Les mentions obligatoires sur une facture : la description chiffrée

Ces mentions permettent de singulariser votre facture. Les mentions chiffrées obligatoires sont les suivantes :

 

• La date de l’émission de la facture
• La date de livraison de la marchandise/prestation ou la date de versement d'un premier acompte.
• La description précise du produit ou service
• Le prix HT
• Le taux de TVA applicable
• Le montant de la TVA applicable
• La réduction éventuelle accordée 
• La somme à payer HT et/ou TTC
• Le numéro de facture unique basé sur une séquence chronologique et continue (exemple : Facture F001, Facture F002, Facture F003…etc)

 

Les pénalités en cas de non-respect de ces obligations légales

« Une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au 1/4 de son montant (source : servicepublic.fr) »

Soyez vigilent également sur le calcul de la TVA. Si vous faites une erreur (TVA trop faible ou oubliée), la correction sera toujours à votre charge et les impôts vous réclameront alors les sommes dues lors d'un éventuel contrôle fiscal.

Toutes ces mentions vous permettront une véritable conformité et pourront justifier votre achat/vente auprès de l'administration. 

Pour éviter des frais dans le cadre d’un contrôle et produire des factures en règle, faites confiance à Main Office. Nous pourrons vous aider à vous construire un modèle valide pour être à la fois conforme aux règles, mais aussi juste dans votre comptabilité et votre trésorerie !

Contactez-nous !

 

Rédaction de cet article : Sylvette VERGNAC,

Office Manager indépendante à Nantes

Articles / Conseils

• Décision de l’entreprise

Les règles d’indemnisation du télétravail datent d’une époque où les abonnements Internet n’étaient pas illimités : télétravailler générait donc un coût substantiel pour le collaborateur.

Depuis, cette indemnité tend à disparaître, ce qu’ont confirmé les évolutions législatives de 2017, qui ne mentionnent plus « la prise en charge des coûts découlant directement de l’exercice du télétravail ».

L’indemnité reste toutefois de mise dans le secteur public, et prescrite par l’ANI2005 dans le cas d’un télétravail régulier.
Face à ces ambivalences, c’est la négociation avec les délégués syndicaux, ou l’avis du CSE, qui oriente généralement la décision de chaque entreprise.

 

• Calcul de l'indemnité

Lorsqu’un employeur choisit d’indemniser le télétravail, il est fréquent que le montant soit limité à quelques euros par mois.

Cela n’est possible qu’à condition que l’employeur fournisse les outils de télétravail, et qu’il mette à disposition un local professionnel (Cass. Soc. 10-28.847).

 

Voici les pratiques les plus courantes :

 

Types de coûts	Pratiques fréquemment observées
Informatique	Fourni par l'employeur (à défaut, indemnisation de l'usage d'outils personnels)
Internet	Quote-part de l'abonnement, au prorata du nombre de jours télétravaillés
Téléphonie	Fourni par l'employeur (à défaut, indemnisation de l'usage d'outils personnels)
Dépenses d'énergie	En correspondance avec le forfait exonéré par l'Urssaf
Loyer et charges	Uniquement si l'employeur ne met pas à disposition des bureaux
Frais d'installation	Forfait pour des équipements ergonomiques (fauteuil, second écran...)

 

• Fiscalité applicable 

 

Les dépenses engagées pour un collaborateur dans le cadre du télétravail sont considérées comme des frais professionnels.

Ces frais peuvent faire l’objet d’une allocation forfaitaire exonérée de cotisations et contributions sociales, dans la limite de 10 euros par mois pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine.

Lorsque le montant versé par l’employeur est supérieur, une exonération est possible à condition de justifier de la réalité des dépenses. 

L’Urssaf fournit des informations détaillées à ce sujet sur son site Internet.

 

Les assurances

 

 

• Accident du travail

En comparaison avec les accidents liés aux trajets domicile-travail, le nombre d’accidents en télétravail est infime.

Comme l’indique le Code du Travail, ce type d’accident est présumé être un accident de travail dès lors qu’il survient sur le lieu de télétravail convenu avec l’employeur, et pendant les plages horaires convenues.

La présomption d’accident peut s’avérer plus difficile lorsque les règles sont plus flexibles (exemple : salarié forfait-jour travaillant en soirée), ou lorsque les causes semblent étrangères au travail (ex : malaise cardiaque).

Dans tous les cas, l’accident doit être déclaré à la CPAM dans les 48 heures, laquelle diligentera une enquête en cas de doute sur la qualification d’accident du travail.

 

• Côté employeur

Le matériel utilisé dans le cadre du télétravail peut dysfonctionner et causer des dommages matériels ou corporels à des tiers (exemple : incendie).

Aussi, l’employeur doit-il s’assurer que le matériel qu’il fournit bénéficie d’une assurance responsabilité civile valide en tout lieu, ou par une assurance multirisque professionnelle pour les risques plus généraux liés à son activité (protection du matériel mis à disposition ; protection contre la destruction ou le vol ; préjudices causés à des tiers dans le cadre de son activité…).

Par ailleurs, ce matériel utilisant un réseau électrique tiers, il est de la responsabilité de l’employeur d’en vérifier la conformité aux normes de sécurité en vigueur.

A cet effet, l’employeur peut demander un certificat au télétravailleur, ou mandater une société agréée pour réaliser un diagnostic de conformité.

Par soucis de simplicité, il est fréquent qu’un employeur se satisfasse d’une « déclaration sur l’honneur » de la part du télétravailleur ; document qui n’a toutefois pas grande valeur aux yeux des autorités en cas de problème…

 

• Côté collaborateur

Il n’est pas rare qu’un employeur exige une attestation d’assurance multirisque de l’habitation du télétravailleur.

Cependant, cette attestation peut générer plus de coûts que de bénéfices :

En termes de bénéfices, cela ne sert qu’à indemniser les éventuels dégâts sur le matériel fournit par l’entreprise (exemple : fuite d’eau sur l’ordinateur).

En termes de coûts, elle peut constituer une dépense pour le télétravailleur qui n’en disposerait pas, ou qui se verrait infliger une surprime du fait qu’il télétravaille…

 

Chez Main office, nous bénéficions d'une assurance responsabilité civile professionnelle et de tout le matériel nécessaire pour remplir nos fonctions et répondre à vos besoins administratifs !

 

Consultez nos prestations

 

Rédaction de cet article : Sylvette VERGNAC,

Office Manager indépendante à Nantes

Articles / Conseils

Il n’est pas toujours aisé de calculer un taux de TVA, ou encore de déterminer les montants HT et TTC qui y sont liés, surtout si vous n’avez jamais pu apprivoiser les maths...

Pour vous aider à vous y retrouver, voici un rapide résumé des différents taux de tva et les méthodes à reproduire pour réaliser tous les calculs dont vous avez besoin : la taxe sur la valeur ajoutée n’aura plus de secrets pour vous !

 

Les différents taux de TVA

 

S’il existe une TVA à taux normal et des TVA à taux réduit, il faut aussi considérer que les taux ne sont pas toujours les mêmes en France métropolitaine que dans les DOM-TOM ou en Corse.

 

Voici ces différents taux de TVA en vigueur :

 

• Taux de droit commun

France continentale et Corse : 20% (et 10% sur les boissons alcoolisées à consommer sur place en Corse) ;

Le taux normal de la TVA est fixé à 20 % pour la majorité des ventes de biens et des prestations de services : il s'applique à tous les produits ou services pour lesquels aucun autre taux n'est expressément prévu.

Guadeloupe, Martinique, Réunion : 8,5% ;

Polynésie Française : 16%.

 

La TVA connaît également un certain nombre d’exceptions et de taux réduits dont les plus communs sont : 

 

• Taux intermédiaire : 10 %

Ce taux intermédiaire est notamment applicable aux produits agricoles non transformés, au bois de chauffage, aux travaux d'amélioration du logement qui ne bénéficient pas du taux de 5,5%, à certaines prestations de logement et de camping, aux foires et salons, jeux et manèges forains, aux droits d'entrée des musées, zoo, monuments, aux transports de voyageurs, au traitement des déchets, à la restauration.

• Taux réduit : 5,5 %

Ce taux réduit concerne l'essentiel des produits alimentaires, les produits de protection hygiénique féminine, équipements et services pour handicapés, livres sur tout support, abonnements gaz et électricité, fourniture de chaleur issue d’énergies renouvelables, fourniture de repas dans les cantines scolaires, billetterie de spectacle vivant et de cinéma, certaines importations et livraisons d'œuvres d'art, travaux d’amélioration de la qualité énergétique des logements, logements sociaux ou d'urgence, accession à la propriété.

• Taux particulier : 2,1 %

Ce taux particulier de 2,1 % est quant à lui réservé aux médicaments remboursables par la sécurité sociale, aux ventes d’animaux vivants de boucherie et de charcuterie à des non assujettis, à la redevance télévision, à certains spectacles et aux publications de presse inscrites à la Commission paritaire des publications et agences de presse.

Il est également appliqué dans les DOM-TOM pour tous les produits et services relevant en France continentale du taux réduit de 5,5 % ou du taux intermédiaire de 10 %.

 

(source : economie.gouv.fr)

 

Les méthodes de calculs

 

La Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) est calculée sur le prix de vente du produit/service concerné. En tant que professionnel, vous devez donc connaître le taux de TVA en vigueur pour votre activité et préciser sur votre facture :

 

• Le prix de vente Hors Taxes (HT)
• Le taux de TVA appliqué
• Le montant de TVA que cela représente
• Le prix de vente Toutes Taxes Comprises (TTC)

 

 

• Comment calculer le montant de la TVA à partir du HT ?

 

Pour trouver le montant de la TVA à partir d’un prix HT, multipliez ce dernier par le coefficient adéquat.

 

Exemple :

 

Prix HT :	500 €
Taux de TVA :	20% coefficient = 0,2
Montant de la TVA :	500 x 0,2 = 100 €

 

• Comment calculer le prix HT à partir du montant de la TVA ?

 

Pour calculer un prix HT à l’aide de la TVA, divisez le montant de la TVA par le coefficient correspondant à son taux.

 

Exemple :

 

Montant de la TVA :	100 €
Taux de TVA :	5,5% coefficient = 0,055
Prix HT :	100 ÷ 0,055 = 1818,18 €

 

• Comment calculer le montant de la TVA à partir du TTC ?

 

Pour calculer la TVA depuis un montant TTC, il faut d'abord déterminer son montant HT, puis multiplier ce montant par l’un des coefficients concernés.

 

Exemple :

 

Montant TTC :	550 €
Taux de TVA :	10% coefficient = 0,1
Montant HT :	550 ÷ 1,1 = 500 €
Montant de la TVA :	500 x 0,1 = 50 €

 

• Comment calculer un montant TTC à partir du HT ?

 

Pour trouver un montant TTC à partir d'un prix HT, une simple multiplication suffit.

 

Exemple :

 

Prix HT :	500 €
Taux de TVA :	20% coefficient = 1,2
Montant TTC :	500 x 1,2 = 600 €

 

• Comment calculer un montant HT à partir du TTC ?

 

Pour trouver un montant HT, une simple division suffit.

 

Prix TTC :	1200 €
Taux de TVA :	10% coefficient = 1,1
Montant HT :	1200 ÷ 1,1 = 1090,91 €

 

 

Nous pouvons vous apporter un véritable support pour toutes vos déclarations de TVA : Contactez-nous !

 

Rédaction de cet article : Sylvette VERGNAC,

 

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